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人力资源与行政部

  行政部岗位职责
  行政部作为所内的后勤管理部门,是联结当事人和所里律师的桥梁和纽带,工作具有较强的协作性,为了更好地发挥行政部的重要核心作用,行政部设置行政主管岗位一人、行政助理岗位两人。
  一、行政部基本工作
  (一)行政日常事务性工作
  1、接待来访
  (1)接待登记来所咨询,?#25165;?#30456;应律师及助理。律师接待完毕后的回访工作
  (2)接待与主任约好的客人并做相应的登记。
  (3)接待与律师约好的来访并做相应的登记。律师接待完毕后的回访工作。
  2、收案登记
  (1)按照收案审批的内容做利益冲突审查。
  (2)电话请示主?#38382;?#21542;收案。
  (3)详细登记案件的基本情况并给案号。
  (4)给合同及所函盖章并进行收案登记,复印收案审批表至聘请律师登记表背面并连同合同留档。
  3、周五例会的准备及主持。
  4、?#25165;?#21608;末值班人员,发放钥匙、收据、值班登记表。
  5、核对财务当天帐目。
  6、接待投诉当事人,通过了解情况及与律师沟通意见形成初步情况反映。
  7、人事档案建立与日常管理。
  8、来信咨询的登记及回复工作。
  9、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
  10、处理所有与主任有关的电话接听、信件传真收发,总结相关内容汇报并答复。
  11、与物业部门的工作协调沟通。
  12、定期回访与所里有委托关系的客户。
  13、定期打电话核实名单中的人员信息。
  14、退回刊物的信息核查工作。
  15、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
  16、所及主任的相关报道的存档。
  17、每天登陆本所网站,查看各个专业部门在网站上回答问题情况,及时督促未完成当日工作的部门完成工作任务。
  (二)行政阶段性工作
  1、每月?#20934;?#29677;及晋级表格审批。
  2、工资表的审核。
  3、保险月报及保险银行单据明细制作。
  4、每年一次的律师年检工作。
  5、一年两期的所刊的发放(包括排版、打印、剪裁、?#25353;?#31896;贴、邮寄等工作)。
  6、顾问单位专刊、征求意见函的发放。
  7、一年一次的贺卡的发放。
  8、贺年及搬家及相关短信息的发送。
  9、统计工作量、案件来源等相关信息。
  10、月结费用的核实审查。(快递费、办公用品费用等)
  (三)司法局工作
  1、日常北京市司法行政网、北京市司法局网站、首都律师网站的日常登陆,查询通知。
  2、本所实习律师、执业律师申请(包括书面材料准备及网络材料报送)。
  3、律师培训卡的申请及领取、发放。
  4、学习资料的定期领取。
  5、购买格式文书。
  6、调律师资格档案及执业档案。
  7、律师调动?#20013;?#21150;理。
  8、注册期外注册费的缴纳。
  (四)北京市人才工作
  1、开具人事档案调函。
  2、办理集体存档事宜。
  3、办理人员增加与减少业务。(包括书面表格填写与报盘)
  4、招聘所里工作人员。
  (五)临时性工作
  1、前台接待工作。
  2、财务开具发票、收取费用。
  3、在平面媒体上刊登广告。
  4、联系小简介的定稿、排版、印刷。
  (六)公章管理
  1、按照收案程序进行的合同及所函盖章。
  2、律师函及法律意见书的盖章。
  3、一般法律文书,如情况汇报、项目计划书等。
  4、对外发放的通知,如培训通知等。
  5、其他文书,如实习生鉴定意见等。
  (七)报销管理
  1、行政日常报销的审核、签字。
  2、顾问事务部的定期顾问单位交通费核实签字。
  3、律师及相关人员交通费报销签字。
  二、行政部工作分工
  (一)行政主管工作
  1、统筹?#25165;?#25152;内的一切工作,做好所有所内及所外的沟通信息,协调工作。
  2、统筹前台工作、监督财务工作
  3、公章管理
  4、报销管理
  5、收案登记
  6、核对财务当天帐目。
  7、保险月报及保险银行单据明细制作,工资表的审核。
  8、每月抽卷及客户回访工作。
  9、接待投诉退案的当事人,并及时把意见做回馈。
  10、每年一次的律师年检工作。
  (二)行政助理工作(主内)
  1、日常名片的录入与管理
  2、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
  3、人事档案建立与日常管理。
  4、来信咨询的登记及回复工作。
  5、定期打电话核实名单中的人员信息。
  6、退回刊物的信息核查工作。
  7、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
  (三)行政助理工作(主外)
  1、司法局工作
  2、北京市人才存?#23548;?#20445;险事宜
  3、组织所内所有刊物及信件的制作、邮寄工作
  4、每日登陆司法局及律协会网站及本所网站,相关信息做每日记录。
  由于行政部的工作相?#21592;?#36739;繁多复杂,因此要求每一名行政部的成员有要掌握相关工作程序,有独立完成工作能力,采取定期互换岗位工作的?#38382;?#36827;行实际训练。
  岗位相对稳定后,采取岗位负责制度,日常工作?#23478;?#22343;衡处理,在有侧重的基础上全面完成。
  此岗位职责并非一成不变的,要根据每个岗位工作人员的实际特点,?#23454;?#20570;调整,发挥每个人的特长,把工作做到更好。
  每个岗位人员建立工作日志及工作备忘录,?#21592;?#36935;有工作临时调整,能尽快适应新的岗位的要求和进?#21462;?/p>
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